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Voulant donner suite à notre article précédent où nous avons abordé l’article 1 – Les règles générales de conduite et indiqué que nous allions passer en revue chaque article des normes commerciales de la DRC, nous abordons maintenant les articles 3 – Registres généraux, 4 – Documents à conserver, 5 – Registre de réception, 6 – Billets et factures de vente, et 7 – Numéros de lot.

Tous ces articles précisent quels sont les documents à conserver et pour quelle période de temps.

L’article 3 – Registres généraux stipule que toute la documentation relative à une transaction doit être conservée pour une période minimale de deux ans et fournie sur demande. Le membre de la DRC a la responsabilité de maintenir des dossiers qui présentent les faits essentiels de ses transactions.

L’article 4 – Documents à conserver dresse la liste de tous les documents généraux qui doivent être conservés comme les connaissements, les bons de commande, les factures, les manifestes, les reçus, les confirmations de vente, les notes de crédit, la comptabilisation des ventes, etc.

L’article 5 – Registre de réception stipule que tous les destinataires doivent conserver en bon ordre un registre de tous les fruits et légumes reçus qui doit contenir la date d’arrivée ainsi que les renseignements sur le transporteur, le vendeur ou le consignateur.

L’artice 6 – Billets et factures de vente précise expressément les informations que doit contenir le billet de vente ou la facture : numéro de série, date de la vente, les renseignements sur l’acheteur et sur le vendeur, la description et le prix de la denrée, le numéro de lot, etc.  En outre, cet article stipule que la DRC a le droit de demander et d’obtenir copie de tout billet de vente en cas de différend.

L’article 7 – Numéros de lot. Un numéro identifiant le lot doit être assigné à chaque envoi. Le numéro de lot constitue un excellent moyen de préserver l’identité d’un envoi.

Selon notre expérience, conserver tous ces documents de manière bien organisée et aisément accessible pour une période de deux ans peut vous épargner beaucoup de temps et d’argent lorsque survient un différend. Rappelez-vous qu’un avis de différend peut être soumis jusqu’à neuf mois après l’apparition d’un différend et si vous n’êtes pas en mesure de fournir ces documents, vous aurez plus de chances de perdre la réclamation.

Avec l’entrée en vigueur du Règlement sur la salubrité des aliments au Canada (RSAC), le document Confirmation de vente est devenu désuet du point de vue réglementaire. Ce formulaire a été d’une grande utilité pour l’ACIA afin de consigner les renseignements requis, dont le numéro de membre de la DRC, pour les entreprises qui ont encore recours aux formulaires imprimés plutôt qu’électroniques pour le dédouanement.

La Déclaration intégrée des importations a été mise à jour pour l’adapter aux nouveaux changements apportés au RSAC et l’ACIA demande aux importateurs d’utiliser les systèmes électroniques pour le dédouanement.

Pour ceux d’entre vous qui effectuez le dédouanement par le biais de documents imprimés, la DRC collabore avec l’ACIA pour mettre à jour ces formulaires mais cela prend un certain temps. Nous vous prodiguerons davantage de renseignements lorsqu’ils deviendront disponibles. En attendant, vous voudrez peut-être visiter le site Web de l’ACIA (au www.inspection.gc.ca) et en apprendre davantage sur la façon de réduire vos efforts et de sauver du temps en recourant aux formulaires électroniques.

Q. Après un processus de médiation informelle infructueux, notre entreprise passe à l’étape de l’arbitrage pour la première fois. Pourriez-vous nous donner quelques conseils sur la façon de présenter notre cas de sorte que nous ne ressentirions pas le besoin de retenir les services d’un avocat ou de quelqu’un d’autre pour nous représenter?

R. Premièrement, permettez-moi de commencer par dire que, selon la complexité de l’affaire, ce n’est peut-être pas une mauvaise idée de faire appel à une personne ayant l’expérience d’un tel avocat, qui vous représente. Toutefois, vous devez savoir qu’en cas d’arbitrage, comme pour tout litige devant les tribunaux, les honoraires d’avocat ne sont pas nécessairement pris en compte dans le cadre du règlement. Et si elles sont attribuées à la partie gagnante, il se peut que ce ne soit pas le montant total.

Au début du processus officiel, la DRC vous remettra un modèle d’exposé de demande qui comprend des instructions détaillées sur la manière de présenter votre cas. Son personnel pourra vous fournir des éclaircissements au besoin. Voici une brève description de l’information à communiquer dans l’exposé de la demande :

1. Une demande que le différend soit renvoyé à l’arbitrage. Elle est déjà incluse dans le modèle d’exposé de demande mentionné ci-dessus
2. Le nom, l’adresse et le numéro de téléphone des parties. Assurez-vous d’indiquer dans votre exposé le nom d’une personne de la compagnie qui est en position de responsabilité, comme le propriétaire, un actionnaire ou un administrateur. La plupart du temps, un vendeur n’est pas une personne en position de responsabilité.
3. Une description de la réclamation et une indication des faits à l’appui. Pour qu’on comprenne bien votre réclamation, les documents justificatifs (les pièces), comme les factures, les lettres de transport, les correspondance et les rapports d’inspection, doivent porter la mention « pièce A », « pièce B », etc. Ainsi, le lecteur comprendra plus facilement la situation. Dans la plupart des cas d’arbitrage accéléré, il n’y aura pas d’audition verbale, par conséquent, il est très important que l’arbitre puisse comprendre et suivre les pièces à présenter.
4. La réparation recherchée et le montant réclamé. Il importe d’inclure dans votre réclamation les frais de dépôt auprès de la DRC et d’autres dépenses examinées dans le contexte du processus d’arbitrage. Si vous ne les demandez pas, l’arbitre n’en tiendra pas compte.
5. L’exposé de la demande doit être livrée par télécopieur/courriel et par la poste à la DRC et à la partie intimée. Les règles de règlement des différends de la DRC exigent que vous envoyiez deux (2) copies de votre d’expose

Après la fin du processus de médiation informelle, les documents échangés à cette étape sont scellés et demeurent confidentiels.  Même l’arbitre n’aura pas accès au dossier informel.  Toutefois, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas résumer l’information recueillie durant la procédure informelle et l’inclure dans votre exposé de demande.

Enfin, rappelez-vous que les informations que vous fournissez à l’appui de votre cause auront une incidence sur la décision et la décision de l’arbitre

La récente entrée en vigueur du Règlement sur la salubrité des aliments au Canada, à l’ACIA, a généré bien des appels et engendré une certaine confusion entourant le besoin de détenir une licence de l’ACIA si vous êtes membre ou avez demandé l’adhésion à la DRC. En vertu de la Loi sur la salubrité des aliments au Canada et de sa réglementation, plusieurs entreprises doivent détenir une licence pour mener des activités liées aux aliments.

Le règlement précise qui doit détenir une licence en fonctions des activités que vous menez, non du type d’entreprise que vous avez.

Le nouveau règlement canadien a deux composantes : salubrité et traçabilité, d’une part, et commerce d’autre part.

L’adhésion à la DRC est exigée pour acheter, vendre, transporter d’une province à l’autre, importer au Canada ou exporter du Canada des fruits et légumes. Ce qui couvre la partie commerce du règlement.

Ainsi, même si vous êtes membre de la DRC, il se peut que vous deviez obtenir une licence de l’ACIA pour couvrir la partie salubrité et traçabilité. Nous ne sommes pas des experts en ce qui a trait à qui devrait avoir une licence. Mon ACIA pourra vous aider avec cela. Toutefois, nous pouvons au moins affirmer que si vous importez des fruits et légumes frais au Canada, vous devez avoir une licence de l’ACIA. Celle-ci vous propose d’ailleurs un excellent outil pour vous aider à déterminer si vous en avez besoin d’une.

Si vous avez besoin d’aide pour mieux comprendre ou pour savoir qui contacter, appelez-nous à la DRC. Nous n’aurons peut-être pas toutes les réponses mais pourrons certainement vous orienter dans la bonne direction.

Un rapport d’inspection apporte des renseignements cruciaux en établissant les faits lors d’un différend. Le moment où l’inspection a lieu est également de toute première importance.

Q : Nous avons reçu un envoi d’avocats et avons remarqué des problèmes de qualité à son arrivée. Nous avons appelé pour demander une inspection et on nous a répondu que personne n’était disponible pour la mener ni ce jour-là, ni le lendemain. Nous avons immédiatement avisé l’expéditeur de la situation et lui avons demandé s’il était d’accord à recourir à une inspection privée étant donné les circonstances. Il a refusé. Nous attendions toujours l’inspection fédérale quand nous avons eu l’occasion de vendre 30 % de l’envoi. Les résultats de l’inspection ont montré que l’envoi ne rencontrait pas les normes des Directives sur l’arrivage des marchandises de la DRC. Nous avons offert à l’expéditeur le paiement complet pour les avocats non-inspectés et lui avons fourni la comptabilisation des ventes du produit n’ayant pas rencontré la norme. L’expéditeur exige le paiement intégral ou le retour de tous les avocats parce que l’inspection n’a pas eu lieu dans un délai adéquat. Nous pensons que ne devrions pas être tenu responsable de n’avoir pu obtenir une inspection effectuée au bon moment puisque nous l’avons demandé au bon moment.

R : Jaime Bustamante. C’est une situation qui se produit assez souvent lorsqu’un envoi arrive en début de weekend (le vendredi soir ou le samedi matin). Il n’y a aucune raison de ne pas demander une inspection fédérale durant le weekend. N’attendez pas au prochain jour ouvrable pour demander l’inspection. Selon les Normes commerciales de la DRC, lorsque le produit est détérioré à l’arrivée, le destinataire a l’obligation de demander une inspection dans un délai de huit heures suivant son arrivée par camion ou de 24 heures s’il a voyagé par train ou par bateau. Les Normes commerciales demeurent cependant muettes quant au moment où l’inspection doit être exécutée parce que le demandeur n’a aucun contrôle là-dessus. Vous avez bien fait d’aviser l’expéditeur et de lui demander son accord pour procéder à une inspection privée comme le prévoit les Directives en matière d’inspection de la DRC lorsqu’une inspection fédérale n’est pas disponible. Même quand un expéditeur refuse de donner son accord à une inspection privée, nous vous recommandons d’en faire faire une malgré tout afin de vous protéger. Si les résultats de cette inspection privée coïncident avec ceux de l’inspection fédérale effectuée ultérieurement, vous aurez plus d’arguments en votre faveur lorsque vous discuterez avec votre partenaire commercial pour résoudre l’affaire à l’amiable. Il importe de se rappeler que toutes les parties ont l’obligation de minimiser les pertes. Il n’est pas dans le meilleur intérêt de quiconque de laisser un envoi complet invendu pour une période prolongée en attendant une inspection fédérale. Votre offre de payer le plein prix pour 30 p. 100 du produit non-inspecté nous apparaît raisonnable en ces circonstances.

Nous comprenons la frustration de ne pas être en mesure, parfois, d’obtenir une inspection fédérale dans les 24 heures mais il faut également comprendre que la responsabilité de l’expéditeur n’en pas en cause. Dans une vente FAB, le destinataire assume toute la responsabilité de ce qui peut arriver avec le produit après qu’il a quitté les quais de l’expéditeur, y compris de ne pouvoir produire une inspection exécutée dans les délais.

Un autre facteur d’importance pour déterminer la responsabilité, c’est le résultat de l’inspection. Des fruits et légumes inspectés deux ou trois jours après leur arrivée à destination et qui peinent à rencontrer les normes des Directives sur l’arrivage des marchandises de la DRC auraient peut-être pu mieux les rencontrer si l’inspection avait été menée deux ou trois jours avant, au moment de leur arrivée.

Nous savons tous comment il peut parfois être fastidieux de lire les règles ou les lignes directrices qui gouvernent notre secteur. Souvent, il arrive qu’une entreprise ne prenne connaissance d’une règle – ou d’un changement apporté à une règle – qu’après y avoir contrevenu. Au cours des prochains mois, nous aborderons les Normes commerciales de la DRC par le biais d’une série d’articles sur chacun des éléments de la table des matières, du début à la fin. Avant de vous présenter le premier article, laissez-nous d’abord vous rappeler que les Normes commerciales sont les règles qui s’appliquent par défaut lorsque les parties ne peuvent s’entendre sur les modalités de la transaction.

L’article 1 des Normes commerciales de la DRC – Règles générales de conduite. Cet article énonce le comportement attendu des membres de la DRC à l’égard de toute transaction, que votre client ou fournisseur soit membre ou non. Voici le résumé des gestes prohibés en lien avec toute transaction :

• Les pratiques inéquitables, déraisonnables, discriminatoires ou trompeuses.
• Le refus ou l’omission sans motif valable de livrer toute denrée agricole périssable en conformité avec les conditions du contrat.
• L’omission sans motif valable par tout transporteur ou intermédiaire en transport d’effectuer la cueillette ou la livraison de toute denrée agricole périssable selon les dispositions convenues par contrat.
• La mise au rebut, le bradage ou la destruction sans motif valable de toute denrée agricole périssable.
• Toute déclaration fausse ou trompeuse à l’égard de toute transaction. En outre, le refus ou l’omission de comptabiliser fidèlement et correctement ou de payer sans délai.
• La représentation trompeuse par toute partie concernant la catégorie, l’état, la quantité, l’étiquetage, etc. de toute denrée agricole périssable.
• L’émission de tout effet de paiement si les fonds ne sont pas suffisants pour permettre son encaissement selon les procédures bancaires normales.

La DRC a créé un bureau de la conformité pour s’occuper de chacun des comportements susmentionnés. Les membres doivent savoir que n’importe lequel de ces gestes prohibés et inéquitables peut entraîner des mesures disciplinaires.

Demeurez à l’affut des prochains blogues Solutions qui aborderont les autres articles des Normes commerciales de la DRC.

Depuis l’ouverture de la DRC, voilà près de vingt ans, ses membres sont venus en prédominance de l’Amérique du Nord. Cependant, avec le temps, la liste s’est allongée jusqu’à maintenant couvrir 17 pays. Aujourd’hui, la DRC profite d’une présence globale en croissance et pose des gestes pour élargir et accroître davantage les adhésions.

Notre présence à la Fruit Attraction en Espagne en 2018 et notre participation au pavillon canadien à la Fruit Logistica, qui s’en vient à Berlin, de même que les nouveaux outils de rayonnement visant des membres potentiels non-canadiens, illustrent ce déploiement d’efforts. Le Rempart de notre industrie et la trousse complète de questions-réponses Vous exportez au Canada? sont maintenant disponibles. En gardant bien en tête que les meilleures transactions sont celles où toutes les parties sont membres de la DRC, nous vous invitons à partager ces informations avec vos acheteurs qui ne sont pas membre.

Les Canadiens assujettis au Règlement sur la salubrité des aliments au Canada ont l’obligation réglementaire d’adhérer à la DRC, à moins d’en être expressément exemptés. Certains importateurs non-résidents doivent également obtenir l’adhésion à la DRC.

En plus de permettre à ceux qui y sont assujettis de se confirmer aux exigences réglementaires, l’adhésion à la DRC constitue un important outil d’atténuation des risques et procure un service spécialisé de règlement des différends commerciaux entre entreprises – protection et conformité!

La DRC prendra part à l’expo-congrès Fruit Logistica de cette année qui aura lieu à Berlin, en Allemagne. Du 6 au 8 février, la DRC tiendra kiosque au pavillon du Canada pour rencontrer ses membres actuels et potentiels. Si vous avez un partenaire commercial qui n’est pas encore membre de la DRC, nous vous suggérons fortement de l’inviter à venir faire un tour au kiosque où nous jaserons avec lui des nombreux avantages de l’adhésion.

Venez nous voir pour en apprendre davantage sur tous les avantages et services que la DRC procure à ses membres. À titre d’organisme de règlement des différends commerciaux privés, nous offrons au secteur des fruits et légumes des normes commerciales harmonisées, de l’éducation, ainsi que les services et procédures de médiation et d’arbitrage nécessaires pour éviter et régler les différends commerciaux à coût abordable et dans des délais opportuns.

Vous exportez au Canada? Le nouveau Règlement sur la salubrité des aliments au Canada prévoit certaines exigences commerciales pour les acheteurs et vendeurs de fruits et légumes frais. L’adhésion à la DRC est maintenant requise en vertu de ce règlement de l’ACIA pour quiconque achète, vend, importe ou exporte des fruits et légumes frais, à moins d’en être expressément exempté. Assurez-vous de ne vendre au Canada qu’à des membres de la DRC et n’hésitez pas à diffuser cette information auprès de tous vos contacts sectoriels.

Pour en savoir davantage au sujet de la gamme complète des services et ressources de la DRC, venez nous rendre visite au kiosque A-19 du pavillon du Canada, dans le Hall 23.

Il arrive parfois qu’en épluchant un dossier de réclamation, le personnel de l’assistance commerciale de la DRC trouve des informations contradictoires dans des documents portant sur des transactions qui ne sont pas en cause dans le différend actuel qui opposent les parties.

Puisqu’une grande proportion des transactions du secteur des fruits et légumes s’effectuent sans contrat écrit, le contrat qui unit les parties est établi en fonction des documents qui viennent étayer les transactions. Cela s’entend notamment de documents comme les bons de commandes, les factures, les connaissements, les approbations, les confirmations de vente du courtier et toute autre communication écrite entre les parties.

La présence d’informations conflictuelles dans la documentation pourrait amplifier la controverse alors qu’il faut maintenant tenir compte d’un élément additionnel qui ne faisait pas partie du différend original. En conséquence, pour éviter cela, voici quelques éléments à vérifier avant d’émettre un document comme un bon de commande, une facture, un connaissement ou une confirmation de vente du courtier :

• Assurez-vous d’avoir la dénomination sociale ou le nom commercial de l’acheteur ou du vendeur. Vous pouvez communiquer avec la DRC, le PACA ou le Blue Book, si vous en êtes membre, afin de vérifier si le nom qu’ils possèdent correspond à celui que vous avez.
• Les factures présentent normalement une section « vendu à » et une section « expédié à ». Le producteur ou l’expéditeur doit être avisé par l’acheteur ou le destinataire de la destination de l’envoi, y compris de tous les arrêts en chemin puisque la détermination du caractère convenable d’un arrivage est effectuée en fonction de la destination nommément identifiée.
• Les mentions US No. 1, CAN No. 1 et CAT 1 ne signifient pas la même chose. Toutes les normes de catégorie sont différentes. Ces expressions doivent avoir été discutées entre l’acheteur et le vendeur, comprises et convenues.
• La vente en consignation et le prix après-vente ou prix ouvert ne sont pas la même chose. Ces expressions doivent avoir été discutées entre l’acheteur et le vendeur, comprises et convenues. Voir l’article du blogue Solutions.
• Une confirmation de vente par un courtier doit être envoyée à toutes les parties et chacune d’elles doit vérifier si le document reflète bien ce dont il a été convenu.
• Les températures de transit suggérées apparaissant sur le connaissement devraient correspondre aux instructions données au transporteur par l’expéditeur ou le destinataire. En cas de renseignements conflictuels à propos de la température, le transporteur doit communiquer avec l’entrepreneur de transport, l’expéditeur ou le destinataire pour confirmer à quelle température il doit régler l’unité réfrigérante.

Lorsque vous prenez note de renseignements conflictuels dans la documentation relative à une transaction, vous avez la responsabilité d’en aviser promptement toutes les autres parties pour leur faire connaître l’erreur ou l’omission et demander que le document soit modifié en conséquence.

La DRC se spécialise dans le règlement des différends commerciaux entre les entreprises du secteur des fruits et légumes et sait très bien s’adapter à la grande variété des relations et des transactions, tant en ampleur qu’en complexité, qui le caractérise.

Le Règlement sur la salubrité des aliments au Canada (RSAC) exige des Canadiens qui achètent, vendent, importent ou exportent des fruits et légumes qu’ils soient membres de la DRC, à moins d’en être expressément exemptés.

Mais au-delà des connaissances spécialisées de la DRC et de l’exigence réglementaire d’y adhérer à laquelle sont assujettis les Canadiens, voici les principaux avantages que procure l’adhésion à la DRC :

• La DRC est une ressource crédible et reconnue lorsqu’il s’agit de faire preuve de diligence raisonnable dans la recherche d’informations sur de nouveaux partenaires potentiels.
• L’équipe de l’assistance commerciale peut vous aider à identifier de nouveaux clients ou fournisseurs potentiels.
• Le bureau d’assistance offre ses connaissances et son expertise pour prévenir et régler de nombreux cas avant même d’avoir à soumettre une réclamation formelle.
• La DRC agit vraiment à titre d’arbitre entre les parties lorsque la vente ou l’achat ne se déroule pas comme prévu. Lorsqu’elle ouvre un dossier, l’équipe de l’assistance commerciale de la DRC ne représente ni l’une ni l’autre des parties en cause.
• Soumettre un avis de différend, ce qui entame le processus de consultation informelle, n’encoure aucun frais. Le service est compris dans le droit d’adhésion et un membre peut soumettre autant d’avis de différend qu’il le désire.
• Soumettre un avis de différend ne soulève pas de drapeau rouge et n’a pas d’impact sur les parties. Le processus de consultation informelle est privé et confidentiel. On règle ainsi 80 pour cent des cas.
• Le but de l’équipe de l’assistance commerciale est d’aider les parties à en arriver à un règlement à l’amiable dans un délai raisonnable, en mettent en lumière les pour et les contre de la position de chacune des parties.
• Le personnel de l’assistance commerciale de la DRC offre aux membres ses conseils et avis pour les différends qui ne sont pas couverts par la DRC.
• La DRC offre des séminaires et des webinaires, y compris des séances sur place pour éduquer ses membres et les aider à éviter d’éventuels différends avec les autres membres.

L’adhésion à la DRC, c’est plus qu’une bonne affaire! Elle vous assure protection et conformité à la réglementation.