Lorsque vous faites des affaires dans le secteur des fruits et légumes, assurez-vous toujours de conserver une copie de vos communications. Cela veut dire conserver une copie de vos notes, de vos courriels et de tout autre document pertinent. Si des arrangements sont conclus par téléphone, assurez-vous de confirmer les détails de la conversation par écrit, soit dans un registre d’appel, soit dans votre dossier pour ce fournisseur.
Combien de temps devriez-vous conserver cette documentation? Il y a certains registres et documents qui doivent être conservés pour une période d’au moins deux ans, y compris les factures, les inspections, les billets de vente, les bons de commande et les connaissements.
Pour les autres documents écrits concernant une transaction, ils devraient être conservés jusqu’à ce que le dossier soit réglé et fermé. Dans l’éventualité où apparaît un problème qui pourrait aboutir en un différend, nous vous recommandons de conserver cette documentation au moins neuf mois à compter de la date que vous avez eu connaissance de la présence du problème potentiel, neuf mois étant la période durant laquelle il est possible de soumettre un différend à la DRC.
Les courriels, registres d’appels, notes manuscrites ou autres entrées au dossier d’un fournisseur sont tous pertinents lorsque survient un différend. Tout document montrant qu’un élément a été discuté et convenu peut être présumé pertinent durant le processus de règlement de ce différend.
Un bon exemple est de toujours vous assurer de rappeler à l’acheteur, et de le documenter par écrit, que vous vous attendez à ce qu’une inspection fédérale soit menée, à moins que vous n’ayez convenu ensemble du recours à une inspection privée. Toute entente inhabituelle telle que le recours à une inspection privée ou des modifications restrictives aux dispositions du contrat comme « FAB Acceptance finale » doit être discutée, comprise et convenue (DCC). DCC est un acronyme dont vous voudrez vous rappeler. La partie qui invoque de telles ententes spéciales a le fardeau de prouver qu’elles ont bel et bien été convenues entre les parties lorsque l’autre s’y objecte. Si vous ne connaissez pas toutes les règles, vous pourrez convenir de quelque chose qui limite vos droits. Un arbitre examinera vos notes dans le cours du processus de règlement du différend. Aussi, vos notes devraient-elles clairement démontrer quelles dispositions ont été discutées, comprises et convenues entre l’expéditeur et le destinataire. Nous reprendrons cette notion de DCC dans un prochain article de Solutions.
Pour obtenir davantage de renseignements, communiquez avec nous par téléphone ou par courriel :
Le bureau d’assistance de la DRC | 613-234-0982 | [email protected]
