Month: March 2019

Le monde des fruits et légumes est en constante évolution et pour s’acquitter de son mandat, la DRC évolue elle aussi. Plusieurs d’entre vous en sont membre depuis l’ouverture des portes en 1999. Il y a eu bien des changements depuis ce tout début.

Le règlement et les règles d’exploitation les plus à jour sont celles du 8 février 2019 et vous pouvez les trouver sur le site Web de la DRC. Nous vous encourageons fortement à les revoir régulièrement puisque ce sont celles qui apparaissent sur le site Web qui gouvernent les droits et obligations associés à votre adhésion.

Votre adhésion à la DRC est bien plus que le contrat, les règlements et les règles d’exploitation qui étaient en vigueur au moment où vous êtes devenu membre de la DRC. Les changements apportés le sont en toute transparence, c’est-à-dire après qu’un avis en ait été donné et que le conseil d’administration ainsi que les membres les aient approuvés.

Les changements mineurs font l’objet d’une discussion au conseil puis approuvé, le cas échéant. Les changements plus substantiels sont portés à votre attention par le biais de l’avis de convocation à l’assemblée générale annuelle des membres où ils font l’objet d’un vote. La procédure pour apporter tout changement est établie par le règlement de la Corporation, qui a été approuvé par Corporations Canada.

Certains de ces changements ont été apportés dans un but de modernisation et d’éclaircissement, comme les récentes règles pour le règlement des différends. D’autres l’ont été en réponse à des modifications dans la réglementation comme à la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif qui a nécessité des changements dans nos anciennes catégories de membre. D’autres, enfin, ont été effectués à la suite de consultations ou de demandes émanant des membres comme les changements à la définition de fruits et légumes frais apportés en 2008.

Solutions, notre bulletin mensuel, fait également mention des changements approuvés par le conseil d’administration ou par les membres et de leurs répercussions potentielles.

Voulant donner suite à notre article précédent où nous avons abordé l’article 1 – Les règles générales de conduite et indiqué que nous allions passer en revue chaque article des normes commerciales de la DRC, nous abordons maintenant les articles 3 – Registres généraux, 4 – Documents à conserver, 5 – Registre de réception, 6 – Billets et factures de vente, et 7 – Numéros de lot.

Tous ces articles précisent quels sont les documents à conserver et pour quelle période de temps.

L’article 3 – Registres généraux stipule que toute la documentation relative à une transaction doit être conservée pour une période minimale de deux ans et fournie sur demande. Le membre de la DRC a la responsabilité de maintenir des dossiers qui présentent les faits essentiels de ses transactions.

L’article 4 – Documents à conserver dresse la liste de tous les documents généraux qui doivent être conservés comme les connaissements, les bons de commande, les factures, les manifestes, les reçus, les confirmations de vente, les notes de crédit, la comptabilisation des ventes, etc.

L’article 5 – Registre de réception stipule que tous les destinataires doivent conserver en bon ordre un registre de tous les fruits et légumes reçus qui doit contenir la date d’arrivée ainsi que les renseignements sur le transporteur, le vendeur ou le consignateur.

L’artice 6 – Billets et factures de vente précise expressément les informations que doit contenir le billet de vente ou la facture : numéro de série, date de la vente, les renseignements sur l’acheteur et sur le vendeur, la description et le prix de la denrée, le numéro de lot, etc.  En outre, cet article stipule que la DRC a le droit de demander et d’obtenir copie de tout billet de vente en cas de différend.

L’article 7 – Numéros de lot. Un numéro identifiant le lot doit être assigné à chaque envoi. Le numéro de lot constitue un excellent moyen de préserver l’identité d’un envoi.

Selon notre expérience, conserver tous ces documents de manière bien organisée et aisément accessible pour une période de deux ans peut vous épargner beaucoup de temps et d’argent lorsque survient un différend. Rappelez-vous qu’un avis de différend peut être soumis jusqu’à neuf mois après l’apparition d’un différend et si vous n’êtes pas en mesure de fournir ces documents, vous aurez plus de chances de perdre la réclamation.

Avec l’entrée en vigueur du Règlement sur la salubrité des aliments au Canada (RSAC), le document Confirmation de vente est devenu désuet du point de vue réglementaire. Ce formulaire a été d’une grande utilité pour l’ACIA afin de consigner les renseignements requis, dont le numéro de membre de la DRC, pour les entreprises qui ont encore recours aux formulaires imprimés plutôt qu’électroniques pour le dédouanement.

La Déclaration intégrée des importations a été mise à jour pour l’adapter aux nouveaux changements apportés au RSAC et l’ACIA demande aux importateurs d’utiliser les systèmes électroniques pour le dédouanement.

Pour ceux d’entre vous qui effectuez le dédouanement par le biais de documents imprimés, la DRC collabore avec l’ACIA pour mettre à jour ces formulaires mais cela prend un certain temps. Nous vous prodiguerons davantage de renseignements lorsqu’ils deviendront disponibles. En attendant, vous voudrez peut-être visiter le site Web de l’ACIA (au www.inspection.gc.ca) et en apprendre davantage sur la façon de réduire vos efforts et de sauver du temps en recourant aux formulaires électroniques.

Q. Après un processus de médiation informelle infructueux, notre entreprise passe à l’étape de l’arbitrage pour la première fois. Pourriez-vous nous donner quelques conseils sur la façon de présenter notre cas de sorte que nous ne ressentirions pas le besoin de retenir les services d’un avocat ou de quelqu’un d’autre pour nous représenter?

R. Premièrement, permettez-moi de commencer par dire que, selon la complexité de l’affaire, ce n’est peut-être pas une mauvaise idée de faire appel à une personne ayant l’expérience d’un tel avocat, qui vous représente. Toutefois, vous devez savoir qu’en cas d’arbitrage, comme pour tout litige devant les tribunaux, les honoraires d’avocat ne sont pas nécessairement pris en compte dans le cadre du règlement. Et si elles sont attribuées à la partie gagnante, il se peut que ce ne soit pas le montant total.

Au début du processus officiel, la DRC vous remettra un modèle d’exposé de demande qui comprend des instructions détaillées sur la manière de présenter votre cas. Son personnel pourra vous fournir des éclaircissements au besoin. Voici une brève description de l’information à communiquer dans l’exposé de la demande :

1. Une demande que le différend soit renvoyé à l’arbitrage. Elle est déjà incluse dans le modèle d’exposé de demande mentionné ci-dessus
2. Le nom, l’adresse et le numéro de téléphone des parties. Assurez-vous d’indiquer dans votre exposé le nom d’une personne de la compagnie qui est en position de responsabilité, comme le propriétaire, un actionnaire ou un administrateur. La plupart du temps, un vendeur n’est pas une personne en position de responsabilité.
3. Une description de la réclamation et une indication des faits à l’appui. Pour qu’on comprenne bien votre réclamation, les documents justificatifs (les pièces), comme les factures, les lettres de transport, les correspondance et les rapports d’inspection, doivent porter la mention « pièce A », « pièce B », etc. Ainsi, le lecteur comprendra plus facilement la situation. Dans la plupart des cas d’arbitrage accéléré, il n’y aura pas d’audition verbale, par conséquent, il est très important que l’arbitre puisse comprendre et suivre les pièces à présenter.
4. La réparation recherchée et le montant réclamé. Il importe d’inclure dans votre réclamation les frais de dépôt auprès de la DRC et d’autres dépenses examinées dans le contexte du processus d’arbitrage. Si vous ne les demandez pas, l’arbitre n’en tiendra pas compte.
5. L’exposé de la demande doit être livrée par télécopieur/courriel et par la poste à la DRC et à la partie intimée. Les règles de règlement des différends de la DRC exigent que vous envoyiez deux (2) copies de votre d’expose

Après la fin du processus de médiation informelle, les documents échangés à cette étape sont scellés et demeurent confidentiels.  Même l’arbitre n’aura pas accès au dossier informel.  Toutefois, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas résumer l’information recueillie durant la procédure informelle et l’inclure dans votre exposé de demande.

Enfin, rappelez-vous que les informations que vous fournissez à l’appui de votre cause auront une incidence sur la décision et la décision de l’arbitre